Projekt Struktur Plan: Einer für Alle

Der Projekt Struktur Plan (PSP) ist ein mächtiges Werkzeug für den Projektleiter. Mit seiner Hilfe schmiedet er Pläne für Inhalt, Zeit und Geld. Und das Beste: Der PSP schützt sein Projekt vor bösen Überraschungen. Kurz: Der Plan der Pläne liefert vielfachen Nutzen. Dieser Beitrag beschreibt, wie Sie einen PSP erstellen und welche Vorteile er für Ihre Projektarbeit bietet.

Was ist ein Projekt Struktur Plan?

Der Automechaniker benutzt den Akkuschrauber, der Koch das Filetiermesser. Handwerker greifen gern zu einem Werkzeug, um ihre Arbeit in handliche Einzelteile zu zerlegen. Für den Projektleiter ist es der Projekt Struktur Plan. Er nutzt dieses Instrument, um sein Projekt in Arbeitspakete aufzuteilen.

Einen Projekt Struktur Plan zu erstellen ist einfach, denn er sieht aus wie ein Organisationsdiagramm. Auf der obersten Hierarchiestufe steht das Projekt als Ganzes oder der Liefergegenstand des Projektes. Auf der zweiten Ebene verteilen sich Teilprojekte oder Teilaufgaben. Auch einzelne Aufgaben kann diese Ebene enthalten. Auf der dritten Ebene drängeln sich Arbeitspakete. Sie sind die kleinsten, nicht mehr teilbaren Komponenten. Arbeitspakete sind in sich geschlossen und einzeln bearbeitbar. Die Bezeichnung Arbeitspaket trifft im wahrsten Wort zu – einzelne Teammitglieder können sie schultern und abarbeiten. Die Summe der Arbeitspakte ergibt das Projekt als Ganzes. Was nicht im PSP steht, gehört nicht dazu.

Der Projektleiter plant die Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete gemeinsam mit seinem Team und den Stakeholder, den Betroffenen und Beteiligten seines Projektes. Auf diese Art und Weise bezieht er die Projektmitglieder rechtzeitig und aktiv in seine Planungen ein. Idealerweise beschreiben die Verantwortlichen selbst ihre Aufgaben. Das hat den Vorteil, dass sie sich von Beginn an mit dem Projektinhalt detailliert auseinandersetzen müssen. Das hilft ihnen, die Anforderungen des Kunden besser gerecht werden.

Im PSP stehen alle Tätigkeiten, die zur Erfüllung des Projektauftrages notwendig sind, auch die, die sich nicht im Ergebnis wiederfinden. Dazu gehören z.B. die Aufgaben des Projektleiters.

Im Englischen hat sich der Begriff Work Break Down Structure etabliert. Im Deutschen ist der Arbeitsstrukturplan als Synonym zu finden.

Welche Struktur soll ich wählen?

Der Projektleiter muss sich entscheiden, welche Art der Strukturierung er für sein Projekt verwenden möchte. Im Allgemeinen wählt er zwischen funktionsorientiert, objektorientiert oder einer Mischform von beiden. In der funktionsorientierten Struktur stellt er sich die Frage: „Was muss ich tun, um diesen Liefergegenstand zu produzieren? Welche Funktionen muss ich verrichten?“ In unserem Beispiel würde er sein Projekt in die Teilprojekte Konzept, Realisierung, Marketing und Projektmanagement strukturieren.

Die objektorientierte Darstellung strukturiert den PSP ausgehend vom Projektergebnis, denn der Projektleiter greift dieses vorweg. Er geht also von den Komponenten des fertigen Liefergegenstandes aus und von diesem schichtet er die Einzelelemente in die Tiefe ab. In unserem obigen Beispiel könnte die zweite Ebene diese Teilprojekte enthalten: Hoster, Website, Visitenkarte etc.

Nicht jeder Strang muss der gleichen Gliederung folgen. Sie kann zwischen funktionsorientiert und objektorientiert wechseln.

Mit dem PSP Zeit und Geld sparen

Mit dem PSP erhält der Projektleiter ein effizientes und hilfreiches Werkzeug. Denn einmal erstellt ist er mehrfach verwertbar.

  • Anforderungen managen: Der Anforderungsmanager strukturiert das Lastenheft in Kapitel und Unterkapitel. Genauso, wie die Arbeitspakete zusammengestellt wurden. Dann beschreibt er detailliert alle Anforderungen.
  • Meilensteine ermitteln: Der Projektleiter erstellt auf Basis der Arbeitspakete die spätere Ablaufstruktur des Projektes. Um es konkret zu fassen: Aus der Hierarchie leitet er die Reihenfolge der Arbeitspakete ab. Dann bildet er Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen. Für jedes Arbeitspaket entwickelt er Start- und Endtermin und legt damit die Eingangsgrößen für den Terminplan fest.
  • Ressourcen planen: Auch die Aufwandsplanung profitiert vom PSP. Denn aus der Beschreibung des Arbeitspaketes leitet sich ab, wie viele Mitarbeiter mit welchen Fähigkeiten im Team arbeiten müssen, um die gestellten Aufgaben zu bewältigen.
  • Risiken bewerten: Ist der PSP unvollständig, signalisiert er dieses durch eine weiße Lücke: Hier fehlt was! Kann der Projektleiter die Lücke nicht füllen, beschreibt er sie im Risikoregister. Vergisst er es, kann sich die Lücke zu einem Risiko auftürmen.
  • Fortschritt überwachen: Der Projektleiter kontrolliert und steuert sein Projekt auf Basis des PSP. Die Ergebnisse fasst er in einem Berichtswesen zusammen. Das bedeutet für die Stakeholder: transparente Kommunikation mit aktuellen Zahlen und Prognosen.

Effizient in Führung und Kommunikation

Die Struktur des Projektstrukturplanes unterstützt den Projektleiter bei der Führung seines Teams. Auch erleichtert sie die zielgruppengerechte Kommunikation in Richtung internen und externen Stakeholder.

  • Zielgerichtet informieren: Teilprojekte, Teilaufgaben und Aufgabenpakete sind in einem Diagramm, ähnlich dem Organisations-Chart strukturiert. Diese bildhafte Darstellung prägt sich gut ein. Damit besitzt der Projektleiter ein mächtiges Werkzeug, um eine seiner wichtigsten Aufgaben zu erfüllen: in alle Himmelsrichtungen zu kommunizieren. Wird er von einem Stakeholder auf sein Projekt angesprochen, womit sich denn sein Projekt beschäftigen würde, kann er die Frage umfassend doch kurz beantworten. Der Vorteil: Ob in einem turnusmäßigen Treffen, im Fahrstuhl, auf dem Flur oder in der Warteschlange zum Mittagessen, der Projektleiter ist immer in der Lage, über die Arbeitsinhalte seines Projektes kompakt zu berichten. Vielbeschäftigte Stakeholder lieben einfache Antworten auf komplexe Fragen. Statt ausschweifenden Erklärungen erhalten sie gehirngerechte Informationen. So können sie sich schnell orientieren.
  • Teammitglieder themengerecht auswählen: Der PSP dient dem Projektleiter als Führungsinstrument. Mit seiner Hilfe, wählt er seine Projektmitarbeiter zielgerecht aus. Orientierung bieten ihn dabei der Inhalt und der Schwierigkeitsgrad des Aufgabenpaktes. Planerische Aufgaben mit strategischen Hintergrund überträgt er an Kollegen, die gern strategisch denken und handeln. Aufgaben mit starken Praxisbezug, delegiert er an Praktiker, die gern mit hochgerollten Hemdsärmeln zupacken.
  • Außenwirkung verbessern: Ein guter Handwerker besitzt viele Werkzeuge in seinem Werkzeugkasten. Verwendet der Projektleiter den Projekt Struktur Plan signalisiert er dem Projektumfeld: Hier steht ein Fachmann, der über methodisches Wissen verfügt. Diese Botschaft hilft, sein Image als Experte zu untermauern.
  • Projektwissen archivieren: Der PSP speichert alle Aufgaben, die erfüllt werden müssen, um das Projektziel zu erreichen. Nachfolgende Projekte mit ähnlichem Charakter können von diesem Wissen profitieren, da sie es für sich wiederverwenden können. Das spart Kosten und Zeit. Sollte kurzfristig und unerwartet ein Mitarbeiter oder Experte das Projekt verlassen, bleibt das Wissen erhalten. Neue Kollegen können sich auf dieser Basis schnell einarbeiten.

Zusammenfassung

Der Projekt Struktur Plan ist Kern eines Projektes. Seine Hauptaufgabe ist, den Weg zum Ziel in handliche Einzelteile zu zerlegen. Dazu bildet er eine übersichtliche Struktur in Teilprojekte, Teilaufgaben oder Arbeitspakete.

Der PSP dient dem Projektleiter als Basislager, von dem er seine weiteren Schritte plant. Einmal erstellt, liefert der er vielfachen Mehrwert. Denn die Planungen für Ressourcen, Inhalt, Risiko und Berichtswesen bauen auf seine Strukturen auf.

Dieser Beitrag wurde auf dem Portal Business Wissen veröffentlicht.

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