Storytelling – Geschichten für Projektmanager

Geschichten berühren und bewegen uns, und sie überzeugen sehr viel mehr als Zahlen, technische Fakten oder Prozessabläufe. Storytelling bedeutet, Menschen hinter Produkten, Dienstleistungen oder Prozessen sichtbar zu machen, aber auch, Wissen zu vermitteln und andere Menschen zum Handeln zu bewegen. Wenn man einige Regeln des Storytellings kennt und anwendet, werden Texte, Präsentationen, Statusberichte, sprich, das geschriebene und gesprochene Wort, vom Empfänger attraktiver wahrgenommen. Storytelling kann man lernen, wenn einige Dinge beachtet werden.

Welchen Nutzen hat Storytelling im Projektmanagement?

Schon immer versammelten sich Menschen um ein Lagerfeuer und lauschten den Geschichten, wie sie die Alten, Stammesführer oder erfolgreichen Krieger erzählten. Die Zuhörer sollten sich Bilder und Emotionen merken, ihr Wissen aktivieren, sich Botschaften einprägen und weitertragen und sich dabei unterhalten. Storytelling ist hervorragend geeignet, über Herausforderungen und Lösungen während der Projektarbeit zu berichten, Know-how zu übertragen und Beziehungen zu Mitarbeitern, Entscheidern, Linienvorgesetzten oder anderen Stakeholdern zu knüpfen. Dem Projektleiter hilft es, bei gravierenden Veränderungen oder schwierigen Interessengruppen die richtigen Worte zu finden. An welchen Stellen in der Projektarbeit kann das Geschichtenerzählen Nutzen stiften?

    • Kick-off-Meeting: Visionen entwickeln und diese handhabbar machen, Mitarbeiter einschwören, Botschaften zum Weitererzählen übermitteln, das Team auf das Projektziel einschwören.
    • Stakeholder-Management: Stakeholder überzeugen, warum der Projektleiter eine bestimmte Entscheidung traf, oder sie zu gewinnen, eine bestimmte Entscheidung zu treffen.
    • Reporting: Projekterfolge darstellen oder zukünftige Situationen aufzeigen, wenn das Projekt so weiterarbeitet wie bisher.
    • Projektmarketing: Vertrauen in den Projektleiter als Projektmanagement-Experten aufbauen.

Wie gebe ich Storytelling Struktur?

Wann wird eine Geschichte als spannend wahrgenommen? Der amerikanischer Mythenforscher Joseph Campbell (1904–1987) analysierte Märchen und Mythen unterschiedlichster Kulturen innerhalb eines großen Zeitraumes. Während seiner Recherchen entwickelte er eine Struktur, die er als Heldenreise bezeichnete. Die Schritte verlaufen nicht linear und können unterschiedlichen großen Raum einnehmen. Kurz gesagt – Storytelling findet sich überall. Die sogenannte Heldenreise ist eine Form der Strukturierung, die sich in vielen großen Geschichten wiederfindet. Denken Sie Avatar, Starwars oder Titanic. In meinem Erzählmodell habe ich diese Struktur in fünf Stationen zusammengefasst und mit Anwendungsbeispielen aus dem Projektmanagement verbunden::

  1. “Ruf des Abenteuers”: Ein Betrieb entwickelt ein neues Produkt und will es zur Marktreife führen. Die Beteiligten merken spät, dass sie zugesagte Zwischentermine nicht halten können. Ein professioneller Projektleiter soll das Vorhaben retten und als Projekt zum Erfolg führen.
  2. “Aufbruch des Helden”: Zunächst sträubt sich der Projektleiter, dass Thema zu übernehmen. Ihm ist klar, welche Gefahren lauern. Doch jemand, ein Freund oder Mentor, überzeugt ihn, dass er der Richtige für die Aufgabe ist.
  3. “Weg der Prüfungen”: Der Projektleiter kämpft mit Schwierigkeiten: Budget fehlt, Fristen verstreichen ungenutzt, Risiken tauchen auf, ein wichtiger Experte fällt aus oder ein mächtiger Unterstützer verlässt das Unternehmen. Der Projektleiter ackert, schuftet, doch die Situation verbessert sich nicht. Die Lösungen, die er Entscheidern präsentiert, überzeugen sie nicht. Sie schicken ihn zurück.
  4. “Schatz”: Auf dem Weg der Prüfungen hat sich der Projektleiter verändert. Er sucht nun Lösungen an Stellen, die er bisher nicht wahrnahm. Nun findet er den passenden Weg.
  5. “Rückkehr des Helden”: Der Erfolg, der ohne sein Team nicht denkbar wäre, wird mit einem Event gefeiert. Ein wichtiger Stakeholder würdigt die Arbeit des Projektleiters und wertschätzt die Leistungen aller Mitarbeiter.

Was gehört zu einer spannenden Geschichte?

Welche Zutaten braucht eine spannende Geschichte? Es sind drei wichtige Komponenten, die nicht fehlen dürfen: Held, Handlung und Ort.

Der Held: Die Hauptfigur besitzt neben seinen herausragenden Fähigkeiten Fehler und Schwächen. Er sollte dem Leser in irgendeinem Punkt ähnlich sein, damit dieser sich identifizieren kann. Helden, oder Protagonisten, können sein: Projektleiter, Auftraggeber, ein unerfahrener Mitarbeiter oder ein alter Hase. Auch Gegenstände taugen als Hauptfigur. Beispiel: Produkt-Prototyp.
Die Handlung: Es muss etwas passieren, ohne Handlung geht es nicht. Hinterher ist etwas anders als vorher. Suchen Sie für Ihren Protagonisten eine konfliktreiche Handlung, die mit unvorhersehbaren Wendungen versehen ist. Beispiele: misslungenes Projekt-Kick-off, kritische Stakeholder, unerwartete Risiken, Führen, ohne Chef zu sein, Zeitdruck, Folgekosten, Krisen zwischen Betroffenen und Beteiligten. Schauen Sie sich eine Liste der zehn größten Fehler im Projektmanagement an, und vergleichen Sie sie mit Ihrem Umfeld. So könnten Sie konfliktreiche Handlungen aufspüren.
Der Ort: Der Ort einer Handlung beschreibt das Umfeld. Beispiele: Konferenzraum für den Lenkungsausschuss, Büro eines Linienvorgesetzten, auf dem Weg nach Hause, in der Kaffeeküche, in der Kantine, auf dem Flur oder im Fahrstuhl, abends im Lokal.

Wie Sie eine gute Story entwickeln – Handwerkzeug

Der technische Projektleiter liebt Checklisten, Formulare, Methoden und Techniken. Doch Geschichten zu entwickeln, erfordert kreative Arbeit, und Kreativität kann sehr flüchtig sein. Ihr eine Schablone überzustülpen, verspricht wenig Erfolg. Doch es gibt Handwerkzeuge, die weiterhelfen:

Themen finden: In allererster Linie finden Sie Erzählstoff aus dem eigenen Projektalltag. Führen Sie ein Projekttagebuch, um einen Materialfundus anzulegen. Nutzen Sie fachspezifische Blogs, noch besser sind Gespräche in Ihrem Netzwerk. Themen liefern auch Webauftritte der großen Projektmanagementverbände wie PMI und GPM und Kommentare von Lesern.

Form geben: Um eine Geschichte zu finden und ihr eine erste Struktur zu geben, können WFragen weiterhelfen: Zu welchem Zeitpunkt spielt die Geschichte? Wer ist der Hauptakteur? Wo agiert der Protagonist? Welches unerwartete Ereignis tritt ein? Wie reagiert der Held? Was passiert dann? Wie endet die Geschichte? Was wäre eine passende Überschrift? Ergänzen Sie die Antworten durch interessante Details.

Auch Was-wäre-wenn-Fragen können weiterhelfen: Was-bedeutet-das-für-den-Protagonisten-Fragen. Zu welchem Zeitpunkt änderte sich etwas für den Protagonisten? Welche Auswirkungen hatte das auf ihn? Was hat er daraus gemacht?

Nachdem Sie eine Grundstruktur geschaffen haben, schreiben Sie den eigentlichen Text. Ihre Geschichte muss nicht immer einen linearen Verlauf haben. Der Konflikt kann in allen Phasen Ihrer Geschichte geschehen: am Anfang, in der Mitte oder am Schluss.

Drei Schreibtipps für attraktive Texte

Was für einen optimalen Projektstart gilt, ist auch für das Storytelling hilfreich: Definieren Sie ein klares Ziel: Was möchten Sie mit Ihrer Geschichte erreichen? Welche Botschaft möchten Sie übermitteln? Wer ist Ihre Zielgruppe? Formulieren Sie Ihre Quintessenz möglichst in ein, zwei Sätzen und bringen Sie diese gut sichtbar über Ihrem Schreibtisch an. Das ist Ihre Kernbotschaft, die Ihnen hilft, sich beim Schreiben nicht zu verzetteln.

Inneren Lektor abschalten: Widerstehen Sie in der Kreativphase, an guten Formulierungen zu feilen, Details im Internet zu recherchieren oder den Text in korrekte Rechtschreibung und Grammatik zu pressen. Verlagern Sie diese Arbeiten in eine spätere Schreibphase. Produzieren Sie möglichst viele Gedanken und Vorschläge zu Ihrer Textidee.

“Show, don‘t tell”: Das Mantra für den guten Erzähler! Seine Aufgabe ist es, Bilder im Kopf des Lesers hervorzurufen. Das gelingt Ihnen als Schreiber am besten, wenn Sie bildhaft zeigen, was passiert, und damit verschiedene Sinne des Lesers ansprechen.

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