Das Magische Dreieck im Projektmanagement

Das Magische Dreieck symbolisiert die kritischen Einflussgrößen im Projektmanagement. An seinen Eckpunkten finden sich die Komponenten Leistung, Kosten und Zeit. Die Fläche des Dreiecks spiegelt den Einfluss auf die Qualität des Produktes (oder Services)wider. Doch anders als ein Magier, der überraschend Gegenstände aus dem Zylinder zieht oder mit dem Feuer jongliert, hält der Projektleiter die oft in Konkurrenz stehenden Komponenten in Balance, um sein Projektziel zu erreichen. Wenn sich eine der kritischen Einflussgrößen ändert, wirkt sich das unmittelbar auf die anderen Größen aus. Wie Sie das Magische Dreieck für Ihre Projektarbeit verwenden und welche Vorteile sich im Tagesgeschäft bieten, lesen Sie in diesem Beitrag.

Magische Anziehungskräfte

Kurz vor der großen Stadt verließ der letzte Mitreisende das Abteil. Nun waren die drei allein, endlich konnten sie ungestört über ihre Eindrücke von ihrem Besuch beim Softwareentwickler sprechen. Der hatte den Auftrag bekommen, den Onlineshop, über den sie ihre Produkte verkaufen wollten, zu gestalten. Doch das Gespräch war schwierig, die Situation kompliziert. Der geplante Liefertermin war nicht mehr zu halten. Jedenfalls nicht, wenn sie auf allen Funktionen bestehen würden. Kundenregistrierung, Warenkorb, Artikelsuche, Suchmaschinenoptimierung, Gutscheine, Artikelanlage und Redaktionssystem sowie Anbindungen an die sozialen Medien und die großen Onlinekaufhäuser – die Liste der Anforderungen war mit der Zeit immer länger geworden. Was also tun? „Sie entscheiden, was wichtig ist“, forderte der Entwickler. Sollten sie ihre Teilnahme an der Fachmesse verschieben? Undenkbar. Könnten sie den Entwicklungsprozess mit Geld beschleunigen? Möglicherweise würden sich zusätzliche Mitarbeiter selbst im Wege stehen. Oder wäre es besser, zu warten, bis alles fertig ist? Eine andere Option wäre, die Produktqualität zu reduzieren. Doch wie würden die Kunden darauf reagieren? Alles hing miteinander zusammen. Zu viele Fragezeichen schwirrten durch den Raum und ließen sich schwer fassen. Sie mussten sich einen Überblick verschaffen, um eine passende Entscheidung zu treffen.

Merkmale des Magischen Dreiecks

  • Das Magische Dreieck des Projektmanagements visualisiert eindrucksvoll, vor welchen Herausforderungen ein Projektleiter steht. Er versucht, eine Balance zu finden zwischen den Komponenten Leistung, Kosten, Zeit und Qualität. Doch erhöht oder verringert er eine Größe, wirkt sich das auf die anderen Größen aus. Das ursprüngliche gleichseitige Dreieck verformt sich.
  • Kosten: Zu den Kosten zählen alle materiellen und immateriellen Güter, die für die Projektarbeit nötig sind, wie Hard- und Software für Entwicklung, Test und Betrieb sowie Redundanzsysteme, externes Know-how oder das Budget für Weiterbildung. Die Kosten eines Projektes lassen sich in der Regel über die Projektdauer summieren. Damit werden sie kontrollierbar. Sprungfixe Kosten, die zum Beispiel bei der Anschaffung einer neuen Maschine entstehen, erzeugen eine Stufe in dem Kostenverlauf.
  • Leistung: Dazu zählen alle Arbeiten, die notwendig sind, um den Liefergegenstand herzustellen. Auch diese Komponente lässt sich gut über die Projektdauer abbilden. Leistung kann zunächst unsichtbar sein. Wenn zum Beispiel der Webshop designed wird, ist von einer Leistung nichts sichtbar. Damit ist diese Komponente nicht stringent überprüfbar.
  • Zeit: Start, Ende, Dauer, Meilenstein
  • Qualität: Erhält der Kunde das Produkt, so wie er es sich vorstellte, ist der Anspruch an die Qualität erfüllt. Im traditionellen Projektmanagement ist der Liefergegenstand in einem Anforderungsdokument beschrieben. Was dort nicht enthalten ist, wird nicht realisiert. In der agilen Arbeitswelt spiegelt die „Definition of Done“ den Qualitätsbegriff wider.
  • Der „Guide to the Project Management Body of Knowledge“, herausgegeben vom Project Management Institute, beschreibt im Kapitel 1.2.5. Anpassung die Herausforderungen eines Projektleiters: „Die Anpassung sollte auf die konkurrierenden Einschränkungen von Inhalt und Umfang, Terminplan, Kosten, Ressourcen, Qualität und Risiko eingehen.“
  • Aus dieser Perspektive gesehen könnte das Zusammenwirken als Vier-, Sechs- oder sogar Achteck (plus Stakeholder Management) gezeichnet werden.
  • Aus meiner Sicht ist die herkömmliche Darstellung als Dreieck kompakt und einprägsam und deshalb für den praktischen Einsatz am besten geeignet.

Vorteile und Nutzen des Magischen Dreiecks

Mit dem Magischen Dreieck des Projektmanagements besitzen Sie ein wertvolles Hilfsmittel für Ihre Projektarbeit.

  • Praxistauglich: Es ist einfach in der Darstellung, wirkungsvoll, leicht anzuwenden und entfaltet schnell seine ganze Kraft. Das Magische Dreieck hilft dem Projektleiter, sich bereits in der Planungsphase auf das Wesentliche zu konzentrieren. Welche Komponente soll im Fokus stehen? Wo gibt es Handlungsbedarf?
  • Ein Bild sagt mehr als tausend Worte: Die geometrische Figur ist ein wirksames Transportmittel, um die komplexen Wechselbeziehungen zwischen den Komponenten sichtbar zu machen. Im Gespräch mit einflussreichen Stakeholdern kann der Projektleiter das Zusammenwirken der Kräfte darstellen und alternative Vorgehensweisen simulieren, um abschließend eine passende Strategie abzustimmen.
  • Kunden zufriedenstellen: Der Projektleiter richtet seine Projektarbeit nach den Bedürfnissen des Kunden aus. Soll das Produkt oder der Service in kürzester Zeit verfügbar sein, fokussiert er sich auf Maßnahmen, die das Produkt schnell an den Markt bringen. Dann erhält die Komponente Zeit bei allen Entscheidungen Vorfahrt. Ist es für den Kunden wichtig, kostengünstig zu produzieren, kann der Projektleiter die Einsparungen an ihn weitergeben. Wenn das Bereitstellen eines vollständigen Funktionsumfangs notwendig ist, müssen sich Budgetbedarf und Meilensteine anpassen. Alle drei Komponenten haben Auswirkungen auf die Qualität des Produktes. Projektleiter und Auftraggeber legen zu Projektbeginn fest, welche Einflussgröße „den Hut“ aufbekommt. Sollten sich die Bedingungen während des Projektablaufes ändern, passen sie ihre Strategie entsprechend an.
  • Überwachen und steuern: Wenn die kritischen Einflussgrößen in regelmäßigen Intervallen ermittelt (für die Leistung könnte der Fertigstellungsgrad dienen) und an den Kanten des Dreiecks abgetragen werden, bildet das Dreieck einen Projektstatus ab. Somit erhält der Projektleiter eine weitere Möglichkeit, um über den „Gesundheitszustand“ seines Projektes zu berichten.

Selbstmarketing: Jeder professionelle Handwerker ist im Gebrauch seiner Werkzeuge geübt. Auch der Projektleiter ist Experte. Wenn er bewusst Methoden auswählt und diese für die täglichen Herausforderungen nutzt, signalisiert er gegenüber Auftraggebern, Kunden und Stakeholdern Sachverstand und schafft Vertrauen.

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